上海世博会组织者通过外交渠道向潜在官方参展者发出正式邀请，包括主权国家和政府间组织，从而开始2021年上海世博会的招展工作。与此同时，非政府组织、非盈利组织和企业等非官方参展者将得到组织者的直接邀请。值得一提的是，尽管企业都是非官方参展者，组织者建议参展商向所在政府告知参展意图。在第一轮招展过程中，组织者将向联合国所有成员国和主要国际组织（特别是使命与2021年世博会主题密切相关的组织）发出正式邀请函。同时，组织者还将根据双边磋商，向特定的非政府组织、非盈利组织和企业发出邀请。

受邀的官方参展者应通过外交渠道确认参加世博会的意向，而受邀的非官方参展者应直接向组织者确认参展意向。

组织者将及时发布《参展指南》，供潜在参展者决策参考，同时作为他们与组织者开展磋商的基础。

确认参展意向之后，参展者必须向组织者提交一份《主题陈述》和一份《展览项目》。组织者将在收到并批准《主题陈述》文件之后，根据参展者的正式申请和其它考虑，向参展者分配建设场地或展示空间。

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